Założenie spółki z o.o. – 8 ważnych kroków

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to popularna forma prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ze względu na ograniczoną odpowiedzialność wspólników i elastyczną strukturę. Proces zakładania takiej spółki wymaga przejścia przez kilka formalnych kroków. Oto przewodnik, który pomoże w założeniu spółki z o.o. bez pominięcia istotnych kwestii.

Krok 1: Przygotowanie umowy spółki

Pierwszym krokiem jest sporządzenie umowy spółki z o.o.. Umowa ta powinna zawierać:

  • nazwę spółki,
  • siedzibę spółki (miasto, gdzie będzie prowadzona działalność),
  • przedmiot działalności (kody PKD),
  • wysokość kapitału zakładowego (minimalnie 5 000 zł),
  • liczbę i wartość nominalną udziałów wspólników,
  • czas trwania spółki (jeśli jest określony).

Umowę spółki można sporządzić w tradycyjny sposób w formie aktu notarialnego lub za pomocą internetowego systemu S24 (system rejestracji online)​

Krok 2: Rejestracja w KRS

Po podpisaniu umowy spółki należy złożyć wniosek o rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Rejestracja jest niezbędna, aby spółka mogła zacząć działać. Wniosek składa się na formularzu KRS-W3 i dołącza się do niego załączniki, takie jak:

  • umowa spółki,
  • lista wspólników,
  • dane członków zarządu.

Rejestracja przez internet (system S24) jest znacznie szybsza i mniej kosztowna niż tradycyjna rejestracja u notariusza. Koszt rejestracji wynosi obecnie 350 zł (250 zł za wpis do KRS oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym)​.

Do czasu rejestracji spółki w KRS, spółka działa jako tzw. spółka w organizacji – może już więc być stroną transakcji.

Krok 3: Nadanie numeru NIP, REGON i VAT

Po zarejestrowaniu w KRS spółka automatycznie otrzymuje numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) oraz numer REGON (numer statystyczny nadawany przez GUS). Nie trzeba składać oddzielnych wniosków, ponieważ numery te są nadawane automatycznie po wpisaniu do KRS. Należy jednak złożyć do urzędu skarbowego druk uzupełniający tj. NIP-8, w którym wskazuje się m.in. rachunek bankowy (termin złożenia NIP-8 to 21 dni od wpisu do KRS).

Jeśli spółka będzie podatnikiem VAT, konieczne jest złożenie formularza VAT-R, aby zarejestrować się jako podatnik VAT. Formularz ten składa się do również urzędu skarbowego.

Krok 4: Wniesienie kapitału zakładowego

Wspólnicy muszą wnieść kapitał zakładowy przed zarejestrowaniem spółki. Minimalna kwota to 5 000 zł. Kapitał może być wniesiony w formie pieniężnej lub rzeczowej, jednak warto pamiętać, że niektóre wkłady rzeczowe (aporty) mogą wymagać wyceny. Kapitał zakładowy może być wpłacony na konto bankowe spółki lub do kasy spółki.

Krok 5: Otwarcie rachunku bankowego

Spółka z o.o. powinna posiadać rachunek bankowy, z którego będą dokonywane transakcje związane z działalnością spółki. Rachunek bankowy spółki powinien zostać zgłoszony do urzędu skarbowego (dotyczy to każdego aktywnego rachunku rozliczeniowego).

Krok 6: Zgłoszenie do ZUS i innych instytucji

Jeśli spółka zatrudnia pracowników, konieczne jest zgłoszenie tego faktu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Zgłoszenie dotyczy zarówno samych pracowników, jak i spółki jako płatnika składek. Można to zrobić przez Internet za pomocą platformy ZUS PUE.

Należy też pamiętać o konieczności zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych), termin zgłoszenia to 7 dni od wpisu spółki do KRS.

Krok 7: rozliczenie PCC

Od wartości wniesionych wkładów należy rozliczyć PCC w wysokości 0,5% podstawy opodatkowania. PCC naliczany jest od wartości wkładów, które nie został opodatkowany podatkiem VAT (co może mieć miejsce, jeżeli wkłady wnosi podatnik VAT działając w takim charakterze).

Podatek należy opłacić w ciągu 14 dni od momentu powstania obowiązku podatkowego tj. od momentu zawarcia umowy spółki. W tym celu składa się deklarację PCC-3 w urzędzie skarbowym oraz dokonuje wpłaty podatku. 

Krok 8: Działalność operacyjna

Po zakończeniu wszystkich formalności spółka może oficjalnie rozpocząć działalność operacyjną. Na tym etapie konieczne jest prowadzenie księgowości (pełna księgowość to wymóg dla spółki z o.o.), regularne rozliczanie się z urzędem skarbowym oraz ewentualna obsługa płacowa, jeśli zatrudnia się pracowników.

Podsumowanie

Założenie spółki z o.o. wiąże się z formalnościami, które jednak można znacznie uprościć dzięki rejestracji online przez system S24. Ta forma działalności gospodarczej oferuje ochronę majątku osobistego wspólników, ale wymaga także prowadzenia pełnej księgowości oraz przestrzegania obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych. Przed przystąpieniem do procesu warto zapoznać się z wszystkimi wymogami i kosztami związanymi z zakładaniem i prowadzeniem spółki z o.o. Warto rozważyć też skorzystanie z profesjonalnego wsparcia w przejściu przez cały proces.